Diferentemente dos eventos sociais, os eventos corporativos demandam um outro tipo de organização, a qual normalmente varia de acordo com a solenidade. Congressos, palestras, festas de confraternização… existem muitas variações de eventos corporativos, mas todos necessitam de uma assessoria profissional.
No post de hoje, vamos falar sobre os pontos mais importantes nesses eventos institucionais e como a assessoria pode ajudar. Confira!
Os protocolos e solenidades
Uma das características mais marcantes de um evento corporativo é justamente a presença de protocolos e solenidades que devem ser seguidos. Chamamos de protocolos um certo conjunto de regras que ditam exatamente como o evento deverá transcorrer.
Embora sejam tradicionais, essas regras podem apresentar algumas variações, dependendo do tipo de evento e da cultural regional de onde ele acontece. E cabe à assessoria garantir que tudo ocorrerá conforme o planejado.
Comumente confundido com assessoria, o termo cerimonial tem um significado diferente quando falamos de eventos corporativos. Aqui, o cerimonial é o conjunto de procedimentos e formalidades que ocorrem em solenidades do tipo. Ou seja, o cerimonial é a maneira como o protocolo é realizado, o passo a passo que deve ser seguido.
As funções da assessoria
Em eventos corporativos, cabe à assessoria de eventos realizar de maneira organizada todo o cerimonial. Ela será responsável pelo andamento do cronograma e apresentação do evento. Sempre se valendo de cortesia, bom humor e simpatia ao receber e lidar com os convidados, uma boa assessoria pode marcar o evento dentro do cenário empresarial e fazer com que bons clientes se lembrem da empresa por muito tempo.
Além da organização, cabe à assessoria coordenar, com atenção, cada detalhe de um evento coorporativo. Também é preciso saber utilizar a criatividade, para lidar com os imprevistos que possam acontecer.
Não apenas a realização e execução do evento são de responsabilidade da assessoria, mas também todo o planejamento e organização. Já imaginou a empresa ter que supervisionar, chamar convidados para participar da mesa redonda, avisar sobre possíveis alterações no cronograma do evento, palestras e ainda coordenar as equipes? Por isso, a presença de uma assessoria é essencial para que tudo ocorra bem, sem muito estresse.
A organização
Grandes eventos corporativos demandam um grande planejamento. Em muitos, é preciso pensar também na logística de transporte, alimentação e estadia dos convidados. Usualmente, grandes congressos costumam fechar parcerias com hotéis e outras empresas. E essa ponte é realizada pela a assessoria, de modo que a mesma irá tomar conta de toda a organização, etapa a etapa.
Também é preciso pensar nos profissionais que serão convidados para a realização do evento, bem como no conforto dos mesmos. Como grandes eventos costumam atrair pessoas de várias cidades diferentes, oferecer estratégias de transporte e estadia diferenciadas é um ponto muito positivo a favor da empresa anfitriã.
Quando o evento ainda envolve cobrança pela participação, são necessários ainda mais cuidados na organização. Uma assessoria de qualidade é capaz de dar o suporte necessário para estratégias de controle financeiro e administrativo.
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